L’organisation des réunions d’entreprise par voie télématique en Espagne

La gestion des sociétés de capitaux pendant la pandémie de Covid-19 est particulièrement affectée par les continuelles restrictions en matière de mobilité et les difficultés pour voyager au sein et hors de l’Espagne. Cette situation a rendu nécessaire la recherche d’alternatives à la tenue en présentiel des assemblées générales des associés et des actionnaires, des réunions des organes d’administration, ou à la présence physique, chez le notaire, pour l’établissement des actes authentiques.

Les solutions proposées ci-après constituent des alternatives efficaces pour l’organisation des réunions d’entreprise.

La tenue des assemblées générales des associés/actionnaires et des réunions du Conseil d’administration par voie télématique

Cette mesure mise en œuvre en mars dernier, par le Décret-loi Royal 8/2020 du 17 mars, prévoit la possibilité de tenir les assemblées générales des associés et des actionnaires, ainsi que les réunions du Conseil d’administration par voie télématique, via vidéoconférence ou conférence téléphonique à plusieurs. Par Décret-loi Royal 21/2020 du 9 juin, et indépendamment de l’état d’urgence en vigueur, la mesure est prolongée jusqu’au 31 décembre 2020.

Les conditions pour la tenue des réunions par voie télématique

• Tous les membres de l’assemblée générale ou de l’organe d’administration disposent de moyens de communication adéquats.
• Le secrétaire de l’assemblée générale ou de l’organe d’administration atteste de l’identité des participants et l’inscrit dans le procès-verbal correspondant.
• À l’issue de l’assemblée générale, le procès-verbal est immédiatement transmis aux participants par courrier électronique.

L’assemblée générale ou la réunion est réputée être tenue au siège social de la société.

La figure du mandataire verbal dans l’établissement des actes authentiques devant le notaire

La figure du mandataire verbal revêt une importance décisive dès lors que la personne habilitée pour l’établissement d’un acte authentique (p. ex. associé, actionnaire, administrateur de société, etc.) ne peut pas se rendre en personne à l’office notarial. Ou bien, lorsque plusieurs personnes sont concernées, si celles-ci ne se trouvent pas au même endroit ou n’ont pas les mêmes disponibilités au niveau des horaires. Bien qu’il soit envisageable, dans de tels cas, de donner procuration à un tiers, une telle démarche est toutefois déconseillée s’agissant d’affaires urgentes, en raison du temps supplémentaire et du coût que ces dernières représentent.

Pour cela, la figure du mandataire verbal est fréquemment utilisée. Le mandataire verbal est une personne qui, sans apporter une quelconque preuve formelle de son pouvoir de représentation, intervient dans un acte public, en agissant au nom d’une autre personne, par exemple un acte authentique devant notaire. L’acte authentique établi ne produit d’effets qu’à compter de sa ratification postérieure par le mandant, ratification qui peut être réalisée devant n’importe quel notaire, et ce même au-delà des frontières espagnoles.

Les réunions d’entreprise par voie télématique et la figure du mandataire verbal permettent ainsi d’assurer la continuité dans la gestion des sociétés de capitaux par les organes sociaux, et ce même dans un contexte de restrictions en matière de mobilité et de difficultés pour voyager.

Saphira Mouzayek

Pour toute question supplémentaire concernant les réunions d’entreprise par voie télématique,