Au cours de ces dernières années, les sociétés ont dû adapter leurs structures aux nouvelles technologies. L’une des transformations majeures concerne la tenue d’Assemblées Générales et de Conseils d’Administration à distance. Cette pratique, largement adoptée après la pandémie du COVID-19, a accéléré l’intégration d’outils numériques afin d’assurer la continuité des activités en Espagne. En réponse, le cadre législatif a évolué pour autoriser la participation à distance grâce à des solutions technologiques telles que la visioconférence, permettant ainsi la tenue d’Assemblées Générales et de Conseils d’Administration en format mixte ou entièrement à distance.
Aspects essentiels des Assemblées Générales et Conseils d’Administration à distance
Nous analysons ci-dessous les implications de ces nouvelles modalités en Espagne, leur cadre réglementaire et les principales obligations des sociétés pour s’y conformer.
Conformité réglementaire et exigences légales
L’organisation de réunions à distance impose le respect des exigences légales en vigueur, ainsi que la mise en place de dispositifs garantissant la sécurité des communications et l’intégrité des décisions adoptées. À cette fin, les statuts de la société doivent prévoir expressément la possibilité d’une participation à distance. Toute modification doit être approuvée par au moins les deux tiers du capital social lors d’une Assemblée Générale.
Garantie de sécurité et de fiabilité
Le choix d’outils technologiques adaptés permettant une participation fluide, fiable et vérifiable est essentiel. Les solutions employées doivent permettre:
- L’identité formelle des participants
- Une interaction en temps réel, assurant la continuité et la cohérence des délibérations
- La prévention des risques d’usurpation d’identité ou de défaillances techniques pouvant compromettre la validité des décisions.
Impact sur la dynamique organisationnelle
Outre les aspects techniques et juridiques, les sociétés doivent évaluer l’impact de ces nouvelles modalité sur la prise de décision et l’engagement des participants. La réduction des contraintes géographiques peut favoriser une plus grande participation et optimiser la gestion des activités de l’entreprise.
Types d’assemblées autorisées
La réglementation en vigueur prévoit deux types de réunions:
- Réunions hybrides ou mixtes : Certaines personnes, actionnaires ou administrateurs, assistent physiquement, tandis que d’autres participent à distance.
- Réunions entièrement à distance : Tous les actionnaires ou administrateurs participent exclusivement en ligne.
Dans les deux cas, les statuts de la société doivent expressément prévoir la possibilité d’une participation à distance, en s’assurant que les moyens utilisés garantissent l’identification des participants.
Procédure de modification des statuts sociaux
Pour permettre l’organisation de réunions à distance ou hybrides, les sociétés doivent suivre les étapes suivantes:
- Approbation en Assemblée Générale : La modification des statuts doit être validée par au moins les deux tiers du capital social.
- Ratification de l’accord : Le procès-verbal de l’approbation doit être transcrit en acte notarié.
- Inscription au Registre du Commerce : La modification des statuts doit être enregistrée pour acquérir une valeur juridique.
Conclusion
La tenue d’Assemblées Générales et de Conseils d’Administration à distance a profondément modifié le fonctionnement des sociétés en Espagne, leur apportant une flexibilité et une efficacité accrues. Afin d’assurer leur conformité à la réglementation espagnole, les entreprises doivent maîtriser et respecter les exigences légales et techniques, garantissant ainsi la transparence, la sécurité et la légitimité de leurs réunions.
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