Résumé du guide du nouveau registre du temps du travail

Le guide officiel du registre du temps de travail établi les points que les sociétés en Espagne doivent tenir en compte en ce qui concerne la journée de travail et son registre. En voici un résumé :

Résumé du guide

Le Décret Royal 8/2019, du 8 mars, relatif aux mesures urgentes de protection sociale et de lutte contre le travail précaire dans la journée de travail, modifie l’article 34 du Statut des travailleurs en y ajoutant un nouvel article 9, qui impose l’obligation de tenir un registre du temps de travail.

A. Questions relatives au champ d’application du registre du temps de travail régi par l’article 34.9 du Statut des Travailleurs

Le registre du temps de travail s’applique tout d’abord à tous les travailleurs et à toutes les entreprises entrant dans le champ d’application défini par l’article 1 du Statut des Travailleurs. Toutefois, il existe les exceptions et particularités suivantes :

  • Les relations de travail spéciales, c’est-à-dire l’enregistrement du temps de travail des cadres supérieurs, sont exclues sur la base de l’article 2.1. du Statut des Travailleurs. Pour autant, les travailleurs n’ayant pas le statut de cadre supérieur, bien qu’ils disposent d’un régime de libre disponibilité du temps de travail, ne sont pas exclus du registre du temps de travail
  • Les travailleurs qui disposent d’un système spécifique ou particulier d’enregistrement du temps de travail, c’est-à-dire les travailleurs sous contrat à temps partiel et ceux qui disposent de registres spécifiques, régis par le décret royal 1561/1995, du 21 septembre 1995, relatif au temps de travail spécial
  • Les relations de travail exclues du champ d’application du Statut des Travailleurs (travailleurs associés des coopératives dont les contrats de travail sont soumis aux règles internes de la coopérative, travailleurs indépendants)
  • En ce qui concerne les travailleurs qui disposent de formules de flexibilité du temps de travail et de répartition irrégulière du temps de travail (travail à distance ou télétravail), le registre journalier permettrait de contrôler le temps de travail effectivement effectué. Toutefois, le suivi ne se fera pas tous les jours et devra être globalisé. Chacun des excès de temps de travails ne donne pas droit à des heures supplémentaires.

Par ailleurs, dans le cas spécifique des agences d’intérim, l’article 15.1 de la loi 14/1994, du 1er juin 1994, prévoit un contrôle de l’activité professionnelle pendant la durée de la prestation de services dans l’entreprise utilisatrice. Compte tenu de ce qui précède, l’entreprise utilisatrice sera tenue d’établir un registre du temps de travail, tel que prévu à l’article 34.9 du Statut des Travailleurs, et de le conserver pendant 4 ans. L’agence de travail d’intérim et l’entreprise utilisatrice continueront à établir les procédures de mise à disposition des registres afin de se conformer à leurs obligations. En ce qui concerne la sous-traitance, l’entreprise contractante doit établir un registre du temps de travail selon sa responsabilité pour le respect de toutes les obligations de travail.

B. Questions sur le contenu et le système d’enregistrement

En plus des heures spécifiques de début et de fin de la journée de travail, l’enregistrement du temps de travail doit également contenir les pauses quotidiennes obligatoires. En particulier, lorsque ces pauses n’apparaissent pas clairement dans le contrat ou la convention collective, il est conseillé de les ajouter au registre journalier. En outre, le registre permet un contrôle de l’Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale et garantit ainsi la sécurité juridique. Le registre du temps de travail assure également la reconnaissance des heures supplémentaires et leur compensation.

En ce qui concerne les travailleurs qui se déplacent en dehors de leur centre de travail, ils doivent enregistrer le temps de travail effectif. Toutefois, le registre n’inclura pas les intervalles de mise à disposition de l’entreprise. Plus précisément, les temps autres que ceux prévus à l’article 34 du Statut des Travailleurs ne seront pas pris en compte.

Par ailleurs, il n’y a pas de registre de temps de travail spécifique, mais celui-ci doit être tenu chaque jour et indiquer l’heure de début et de fin de journée. Le système pourra être sous format papier ou télématique et doit permettre des enregistrements fiables, non modifiables et non manipulables a posteriori.

En définitive, les entreprises peuvent établir leurs propres systèmes d’enregistrement du temps de travail, même si la négociation collective ou les accords d’entreprise doivent servir de base pour l’organisation et la documentation du registre, afin d’intégrer les particularités de chaque entreprise. Quoi qu’il en soit, chaque système devra être approuvé par les syndicats des travailleurs.

C. Questions sur la conservation et l’accès au registrer

Tout moyen de conservation peut être efficace tant que sa conservation, sa fiabilité et l’invariabilité a posteriori de son contenu sont garanties. La conservation s’étend aux registres journaliers.

Par ailleurs, toute personne, à savoir les travailleurs, leurs représentants et les employés de l’Inspection du Travail et de la Sécurité Sociale, pourra accéder aux registres à tout moment sur le lieu de travail ou immédiatement. En ce sens, il n’y a aucune obligation de fournir des copies.

D. Questions sur l’enregistrement des heures supplémentaires

En ce qui concerne le régime juridique des heures supplémentaires prévu à l’article 35.5 du Statut des Travailleurs, le registre du temps de travail et le registre des heures supplémentaires sont des obligations légales indépendantes et compatibles. En ce sens, un seul registre pourra être utilisé pour remplir les deux obligations simultanément.

Les heures supplémentaires résultant de cas de force majeure sont calculées et rémunérées comme heures supplémentaires.

 

Ceci est un résumé du guide du registre du temps de travail en Espagne, en vigueur depuis le 12 mai 2020. Pour toute question supplémentaire n’hésitez pas à nous contacter.

Cet article ne relève pas du conseil juridique

Alejandra Sanz

Diplômée de l’Université Pontificia de Comillas de Madrid (ICAI-ICADE), Alejandra Sanz est spécialisée en droit du travail pour l’entreprise en Espagne. Langues de travail : français, anglais, et espagnol. Contactez Me Alejandra Sanz