Quelles caractéristiques une assemblée d’actionnaires en Espagne doit revêtir pour être dite universelle?

L’Assemblée universelle est un mécanisme qui répond à la nécessité d’accélérer la prise de décisions dans les sociétés ayant un faible nombre d’actionnaires et dans lesquelles les exigences formelles de convocation de l’Assemblée Générale apparaissent comme trop rigides.

Les Assemblées Générales des sociétés de capital peuvent être ordinaires ou extraordinaires. L’Assemblée est quant à elle dite universelle lorsqu’elle est validement constituée, indépendamment de l’ordre du jour, sans besoin d’une convocation préalable, chaque fois qu’est présente ou représentée la totalité du capital social et que les participants acceptent à l’unanimité la tenue de la réunion.

L’Assemblée universelle pourra se tenir en tout lieu du territoire national ou étranger.

Assemblée ordinaire

L’Assemblée ordinaire, faisant l’objet d’une convocation préalable, se réunira obligatoirement au cours des 6 premiers mois de chaque exercice afin de procéder à la « décharge » du Conseil d’administration, de valider les comptes de l’exercice antérieur et de statuer sur le résultat.

L’Assemblée Générale ordinaire sera valable même si elle n’est pas convoquée ou tenue dans les délais établis.

Assemblée extraordinaire

Toute assemblée qui n’est pas prévue par le paragraphe précédent sera considérée comme assemblée générale extraordinaire.

Qu’en est-il concernant les Assemblées universelles?

La particularité de ladite assemblée générale universelle réside dans le maintien de la validité, de la constitution et des décisions qui ont été adoptées au cours de l’assemblée, bien que les exigences de convocations mentionnées par la Loi des Sociétés de Capital et dans les statuts n’aient été remplies, et ce à chaque fois que les associés, présents ou représentés, autorisent la tenue de l’Assemblée (article 178 de la Loi des Sociétés de Capital). Dans une telle éventualité, on se passe des exigences de la convocation pour reconnaitre la présence de tous les associés et l’unanimité requise pour la décision de tenue d’assemblée garantit le respect de leur droit de présence, d’information et de vote, dont la protection est sous-jacente aux règles sur la forme de la convocation (lesquelles ne sont pas nécessairement remplies en cas d’assemblée universelle, rappelons-le).

Nous pouvons ajouter que ce type d’assemblée découle à 90% des décisions inscrites au Registre du Commerce.

Conformément à la doctrine admise en droit commercial et à celle de la Direction Générale des Registres et du Notariat, les caractéristiques que doit revêtir une assemblée universelle pour être universelle, sont les suivantes :

• L’Assemblée n’est pas convoquée
• Il faut la présence personnelle ou la représentation de tous les associés représentant la totalité du capital social.
• Toutes les personnes présentes doivent être d’accord sur la tenue de l’Assemblée.
• Elles devront se mettre d’accord sur les points de l’ordre du jour.
• L’Assemblée peut concerner n’importe quelle matière.
• Elle peut se tenir en n’importe quel lieu du territoire national ou étranger.
• Une fois l’Assemblée conformément constituée, les décisions ne doivent pas forcément être adoptées à l’unanimité, des votes peuvent être en opposition, même s’ils sont contestés.
• De la même manière, une fois que l’Assemblée est conformément constituée, l’absence d’actionnaires n’empêche pas sa correcte tenue, du moment où les mandats permettent d’adopter des décisions valides. En cas d’absence d’actionnaires lors de l’Assemblée, une des conséquences notables est que de nouveaux points à l’ordre du jour ne pourront pas être adoptés.
• Selon la même logique que précédemment, au moment de la réunion, les associés, si tous l’acceptent, pourront modifier l’ordre du jour en insérant ou en supprimant de nouveaux points. Un seul des associés ne pourra pas s’opposer postérieurement lors de la tenue de l’Assemblée dite universelle à ce que soit inséré ou supprimé un point à l’ordre du jour. Seront admis au moment de prendre la décision les votes contre, les votes blancs, l’abstention et l’absence.
• Pour l’inscription au Registre du Commerce des décisions amendées des Assemblées universelles, il est nécessaire que figure dans le procès verbal, l’identité et la signature des membres présents.
• Dans l’attestation délivrée dans le cadre de l’inscription des décisions au Registre du Commerce, le fait que l’Assemblée a été universelle doit être expressément mentionné et dans le procès verbal doivent figurer les noms et signatures des personnes présentes, qu’elles soient actionnaires ou représentantes de ces derniers.
• De même, dans l’attestation délivrée dans le cadre de l’inscription au registre du Commerce, le lieu de tenue de l’Assemblée doit figurer bien que l’Assemblée soit parfaitement valide, quel que soit le lieu où elle est tenue. Le lieu de tenue, selon la Direction Générale des registres et du Notariat, n’est pas dénué d’intérêt, il a en effet une influence quant à l’interprétation des décisions adoptées et à cet effet, il doit être mentionné dans l’attestation et être pris en compte dans l’inscription.

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