L’entreprise peut-elle utiliser la signature électronique dans le domaine professionnel ?

Avec l’essor des nouvelles technologies et un marché du travail de plus en plus mondialisé, les entreprises cherchent dans les systèmes électroniques les outils idéals pour optimiser les démarches administratives. La signature électronique dans l’entreprise est un outil qui simplifie les procédures et démarches quotidiennes. Néanmoins, son usage croissant dans le monde juridique pose parfois des problèmes quant à sa validité.

Prescriptions légales sur la signature électronique

Pour résoudre la question de la validité de la signature électronique en Espagne, il est nécessaire de recourir tout d’abord à la réglementation établie au niveau européen. Il s’agit du Règlement 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Ce règlement régule la signature électronique de manière unifiée dans l’Union européenne. La Loi 59/2003 sur la signature électronique, le fait pour sa part au niveau national. L’objectif, dans les deux cas, est de doter le monde juridique d’instruments qui garantissent la source et l’authenticité d’un document signé électroniquement.

Conformément à l’article 25 du Règlement 910/2014, il est prévu, d’une part, que ne pourront pas être rejetés ni les effets juridiques ni l’admission en tant que preuve dans des procédures judiciaires d’une signature électronique du simple fait de sa nature ou de ne pas être qualifiée. D’autre part, et ici réside la véritable garantie d’authenticité, une signature électronique qualifiée aura un effet juridique comparable à celui d’une signature manuscrite.

Conformément à cette réglementation, il est indispensable que l’entreprise qui décide d’automatiser la signature d’un contrat de travail de manière informatique avec le plus haut niveau de garanties juridiques, le fasse au moyen d’un système de signature électronique qualifiée.

Concept de signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée est celle qui est réalisée avec un certificat de signature électronique qualifié. Il s’agit là d’un document électronique qui relie les données de validation d’une signature à une personne physique ou morale concrète grâce à un ensemble de codes. Pour qu’il soit qualifié, le certificat doit être envoyé par une Autorité de Certification Qualifiée.

Actuellement, la signature électronique qualifiée est celle qui a le plus haut niveau de sécurité en Espagne, étant donné qu’elle respecte les dispositions du Règlement 910/2014 (Règlement eIDAS). Puisqu’elle bénéficie d’une validité juridique, elle est, de ce fait, comparable à la signature manuscrite. Cela signifie que, dans le domaine des relations de travail, son emploi est parfaitement valide.

Comparaison et recevabilité de la signature électronique qualifiée

L’article 8.1 du Statut des Travailleurs établit l’obligation de conclure les contrats de travail par écrit, à quelques exceptions près. La loi exige que de plus en plus de contrats revêtent une forme écrite, dans le but de leur assurer une plus grande sécurité juridique. Néanmoins, au vu du statut acquis par la signature électronique qualifiée et de son équivalence avec la manuscrite, cette obligation est considérée comme remplie.

Le contrat de travail étant un document à caractère personnel, il est particulièrement utile de s’assurer que le consentement du cocontractant soit authentique pour chaque contrat conclu. La signature électronique qualifiée est celle qui permet réellement de garantir l’authenticité, la provenance et l’identité du consentement donné, fournissant ainsi une sécurité face à sa falsification et une protection face à un potentiel emploi par des tiers. Tout cela garantit son utilisation, par exemple, au cours d’un éventuel procès.

Un autre facteur important à prendre en compte est que le destinataire des documents de travail (qu’il s’agisse du travailleur ou de l’administration) doit disposer d’un outil de signature électronique qualifiée de même niveau. C’est seulement ainsi que pourra être garantie la réalité du consentement et par conséquent du contrat. Cela veut dire que les normes d’authenticité pour la signature d’un document doivent être les mêmes pour les deux parties pour que ce dernier dispose de ses pleins effets juridiques.

La conclusion est donc double : d’une part, la signature électronique qualifiée est comparable à la manuscrite ; d’autre part, l’utilisation de la signature électronique dans l’entreprise est valable pour la signature de tout document de travail.

Cet article ne relève pas du conseil juridique

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