La nouvelle réglementation élaborée par le Gouvernement en matière d’enregistrement du temps de travail implique une évolution essentielle dans la manière dont les entreprises devront se conformer à cette obligation légale en Espagne.
Bien que l’obligation d’enregistrement du temps de travail ait été introduite en 2019, l’expérience pratique a mis en évidence d’importantes insuffisances dans de nombreux systèmes de pointage utilisés : manque de fiabilité, risques de manipulation, faible traçabilité et difficultés d’accès pour l’Inspection du travail espagnole.
Dans ce contexte, le Gouvernement a présenté en octobre 2025 un projet de Décret Royal pour moderniser le système de contrôle du temps de travail, garantir l’objectivité des enregistrements horaires et en faciliter la vérification administrative. Cette réforme vise à renforcer la protection des droits fondamentaux des salariés, notamment la rémunération correcte des heures supplémentaires, ainsi que le respect des temps de repos légaux. Bien que le texte soit encore en phase de consultation publique et de procédure d’audition. Cette étape réglementaire laisse entrevoir une adoption possible et une entrée en vigueur en 2026. Les entreprises sont donc invitées à analyser dès à présent les conséquences opérationnelles et juridiques de cette future réglementation.
Cadre juridique de l’enregistrement du temps de travail en Espagne
En droit du travail espagnol, la base juridique demeure l’article 34.9 du Statut des Travailleurs qui impose aux entreprises l’obligation de garantir un enregistrement quotidien du temps de travail, incluant l’heure d’arrivée et l’heure de départ du salarié.
Le projet de décret royal d’octobre 2025 vise à préciser et développer ce cadre légal au moyen d’une norme réglementaire détaillant notamment :
- L’obligation de disposer d’un enregistrement quotidien fiable et traçable
- L’utilisation d’un support d’enregistrement, avec une préférence explicite pour les systèmes numériques
- Les règles relatives à la conservation, à la protection et à l’accès aux données
- Les garanties en matière de protection des données personnelles conformément à la législation en vigueur
Principales nouveautés du dispositif d’enregistrement numérique du temps de travail
Le projet, présenté par le ministère du Travail et de l’Économie Sociale, introduit des changements structurants transformant l’enregistrement du temps de travail en un véritable outil de contrôle préventif.
Dispositif d’enregistrement numérique obligatoire et vérifiable
Le texte établit l’obligation de mettre en place un système de pointage numérique en ligne, infalsifiable et accessible, permettant de conserver une trace vérifiable des entrées, sorties, pauses et autres événements de la journée de travail.
Niveau de détails renforcé du contrôle du temps de travail
L’enregistrement devra indiquer, a minima :
- L’heure et la minute de début et de fin de la journée de travail
- Le nombre d’heures ordinaires, supplémentaires et complémentaires
- Les modalités d’organisation du travail (présentiel ou télétravail)
- Le caractère à temps partiel du contrat
- Les pauses non considérées comme temps de travail effectif
Gestion et traçabilité des modifications
Toute modification du registre exigera l’accord exprès du salarié et de l’entreprise, avec une traçabilité complète du changement et de sa justification, excluant ainsi toute modification unilatérale non documentée.
Droit d’accès et de consultation
Les salariés et leurs représentants légaux disposeront d’un droit d’accès immédiat aux registres et pourront en obtenir une copie, dans le respect de la protection des données à caractère personnel. L’inspection du travail espagnole pourra également accéder auxdits registres en ligne.
Télétravail, mobilité et déplacements professionnels
Des règles spécifiques sont prévues pour le calcul du temps de travail effectif en situation de télétravail, de mobilité ou de déplacements professionnels, afin d’éviter à la fois la double comptabilisation et l’invisibilisation du temps de travail réellement réalisé.
Conservation des enregistrements et régime de sanctions
Les obligations de conservation des registres sont renforcées et un régime de sanctions plus strict est prévu, tant pour les manquements formels que pour les substantiels, avec la fixation de délais minimum de conservation obligatoires.
Conséquences du nouveau dispositif pour les entreprises
Ces évolutions font de l’enregistrement du temps de travail un instrument à la fois probatoire, préventif et opérationnel, destiné à garantir le respect des limites légales de la durée du travail en Espagne.
Sa mise en place impliquera notamment :
- Des investissements technologiques
- L’adaptation des procédures internes
- La formation des salariés et des cadres intermédiaires
- La révision des politiques de ressources humaines et de compliance au droit du travail espagnol.
Comment les entreprises doivent-elles se préparer à l’entrée en vigueur du nouveau dispositif
En prévision d’une éventuelle entrée en vigueur en 2026, il est conseillé aux entreprises d’anticiper par les actions suivantes :
Révision des systèmes de contrôle du temps de travail
Abandonner les registres papier ou les fichiers Excel au profit de solutions numériques garantissant l’inaltérabilité, la traçabilité et l’accès à distance.
Définition claire des politiques internes
Formaliser précisément les politiques de pointage, de pauses, de télétravail, de modification du temps de travail et de gestion des incidents, en assurant leur cohérence avec la future réglementation espagnole.
Foire aux Questions
Oui. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent tenir un registre quotidien du temps de travail de leurs salariés.
Le projet de Décret Royal privilégie clairement les systèmes numériques vérifiables, ce qui entraînera en pratique la disparition progressive des registres papier.
L’heure exacte de début et de fin, les heures ordinaires et supplémentaires, les pauses, la modalité d’organisation du travail et toute autre information pertinente.
La future réglementation renforce les obligations de conservation en fixant des délais minimums stricts.
Un régime de sanctions renforcé est prévu, incluant des amendes pour les manquements formels et matériels au contrôle du temps de travail.
Si votre entreprise souhaite anticiper la nouvelle réglementation concernant l’enregistrement du temps de travail et adapter ses systèmes en toute sécurité juridique,
