Légalisation du format électronique pour les livres comptables de l’entreprise

Depuis l’entrée en vigueur de la loi de Soutien aux entrepreneurs, la légalisation des livres comptables de l’entreprise ne peut être effectuée qu’au seul format éléctronique et doit être déposé au Registre du Commerce par voie télématique.

Si l’exercice comptable s’avère être l’année ordinaire (1er janvier au 31 décembre), le commerçant devra présenter les comptes suivants avant la fin du moi d’avril :

• Livre d’inventaire et comptes annuels
• Livre-journal
• Registre de décisions de l’Assemblée Générale et des organes collégiaux de la société
• Registre des actions nominatives
• Registre des associés ( Sociétés à résponsabilité limitée)
• Registre des contrats (seulement pour les sociétés unipersonnelles)

La présentation de ces livres comptables en vue de leur légalisation devant le Registre du commerce compétent devra s’effectuer par voie télématique dans les 4 mois suivant la clôture de l’exercie social, c’est à dire avant la fin du moi d’avril.

Ne seront pas admis, pour les exercices ayant commencé à partir du 29 avril 2013, les documents comptables en format papier blanc reliés et constitués en vue d’une utilisation ultérieures ou les documents comptables constiutés de feuilles blanches mobiles.

L’absence du registre des associés ou du registre des actions nominatives pour cause de vol, destruction physique ou informatique, n’entache pas son dépôt d’irrecevabilité dès lors que les documents manquants sont consignés au travers d’une plainte auprès du commissariat de police ou d’un acte notarié. Dans cette hypothèse, ladite plainte ou ledit acte notarié devra être inclus comme document annexe au  bilan comptable en vue de son admissibilité.

Les sociétés n’ayant pas rempli leur obligation comptable après leur constitution, conformément à la législation antérieure ou à celle en vigueur, pourront tout de même inclure dans leur premier livre comptable déposé par voie télématique, tous les actes et vicissitudes de la société à partir de la date de constitution de ladite société et jusqu’à la clôture de son exercice comptable. La force probante de ces documents comptables demeure soumise à l’appréciation des tribunaux.

Il est recommandé de vérifier tous les faits économiques générés durant l’exercie 2015 et de s’assurer que le registres des décisions collégiales et le registre de changement d’associés y ont bien été incorporés.

Pour plus d’informations concernant la légalisation des livres comptables en Espagne,